新規営業を行う際、部署名が分からないと担当者につながらない可能性が高いです。
とはいえどうすれば部署名を探せるのか、分からない部分もありますよね。
- 部署名が分からないときの探し方はある？
- どうすれば直通リストが作れるか知りたい
- そもそも部署名って必要なの？
部署名が分からないとき、上記のような疑問を持たれることもあるでしょう。
そこでこの記事では、「部署名が分からないときの探し方」についてまとめました。
また、部署名を特定できても「部署宛に送ったのに反応がない」「総務で止まっている気がする」という壁に当たることもあります。原因と対処法は、【部署宛DM・手紙が届かない理由と対処法｜総務止まりを防ぐBtoB営業の実務ガイド】の記事で詳しく解説しています。
直通リストの重要性についてもまとめましたので、部署名についてよく分からない方もぜひ参考にしてください。
部署名がわからないと起こる弊害
部署名が分からないと、一体どんな弊害が起こるでしょうか。
この項目では、なぜ部署名を把握しておいたほうがいいかについてご紹介します。
担当窓口に届いたかどうか分からない
部署名が分からないとき、一般的には代表宛でメールを送付することになるでしょう。
しかし代表宛では、届いてほしい担当窓口へ届いたか把握ができません。とくに規模の大きな企業の場合、担当窓口へそもそも届かない場合もあるのです。
多くの営業メールが届く企業ですと、振り分ける作業が日々の業務を圧迫しすぎる例もあります。
そのため代表宛で来るメールは、自然と「重要度が低いもの」と認知されてしまうことが多いです。
またメールを送付したにも関わらず、相手からなんのアクションも得られない場合、以下どちらの状況なのか判断ができません。
- 担当窓口へ届いたがアクションなし
- そもそも担当窓口へ届いていない
同じ状況であっても、上記2つでは問題の切り分け方が異なります。担当窓口へ届いたかどうかを知るためには、やはり直通リストが必要です。
特に郵送DMの場合は、入口部署（総務・管理部）で「営業DM」と判断されて止まることもあります。届かない原因を構造的に整理したい場合は、【部署宛DM・手紙が届かない理由と対処法｜総務止まりを防ぐBtoB営業の実務ガイド】の記事もあわせてご確認ください。
担当者へ取り次いでもらえないケースが多い
メールに限らず、直接テレアポを実施する際も担当者へ取り次いでもらえないケースが多いです。
代表窓口を設置している企業の場合、総合的な問い合わせを受け持っていることが多いでしょう。
すると業務が振り分けを行うことに集中しており、重要度の低いテレアポは「そもそも相手にしない」判断を下す場合が大半です。
例えば部署名を知っているだけでも、何か関係性のある取引先と判断してもらえます。
部署名を知らなければ、取次先に負担をかける営業電話と思われやすいです。
直接担当する方へ直接取り次いでもらうなら、部署名を知っているかどうかは大きな違いになるでしょう。
取引中の別部署へのアプローチがしにくい
取引をすでに行っている場合、実は別部署へのアプローチが有効な場合もあります。
自社内の類似サービスや可能性を考えると、マッチングする部署は必ずしも1つではありません。
また部署間で連携を取れているとも限らないため、便利な自社サービスが共有されていないことも多いです。
そこで別部署へアプローチを仕掛けると有効な場合もありますが、部署名を知らなければアプローチを仕掛けにくくなります。
例えば直通リストを保有していれば、部署名ごとにアプローチを仕掛けていくことが可能です。
新規で取り次いでもらうほかにも、横展開をしていく際に直通リストの存在は非常に大きな役割を果たします。
部署とは？一般的に使われている部署名の例
部署名と言っても、実際に使われている部署はどんなものがあるでしょうか。
ある程度、部署名を把握しておくと理解が進む場合もあります。
この項目では部署名の例を紹介しますので、ぜひリストづくりを行う際の参考にしてください。
多くの企業で使われる部署名
一般的な企業で使われる部署名は、下記のようなものがあります。
- 総務部（組織内の事務全般を担当）
- 法務部（組織内の法務全般を担当）
- 人事部（社員の採用や研修、労務全般を担当）
- 経理部（組織の資金管理を総合的に担当）
- 広報部（自社のサービス、商品の認知度UPを行う部署）
- 経営企画部（経営層の方針を具体化する部署）
- 販売促進部（自社商品のPRに伴う広告宣伝を担当）
- 営業部（組織の営業活動を実施する部署）
- 営業推進部（営業の戦略、やり方を定める部署）
- 企画部（商品や営業、その他の企画全般を担当）
ほかにも部署はいくつかあり、企業によってはいくつかの部署がひとまとめになっていることも多いです。
専門分野に特化した部署名
一般的に使われる部署のほか、専門分野に特化した部署もあります。
- 購買部（社外から企業活動に必要なものを購買・調達する部署）
- 製造管理部（製造工程や計画の作成、計画の変更を担当）
- 生産管理部（生産が目標通りに進んでいるか管理する部署）
- 開発部（商品の開発や研究に関連する部署）
- 技術部（新規開発、改善、効率化を技術的にサポート）
- IT部（おもに情報システム部とも呼ばれ、社内システムの統括を担当）
専門分野に特化した部署では、企業によって必要とするスキルが異なります。
例えば購買部の場合、自社商品の優位性に関連して、多くの専門知識が必要になることも多いです。
グローバル化が進んでいる部署名
ほかにもグローバル化が進み、一見どういった役割を果たすのか分かりにくい部署もあります。
- グローバル・コミュニケーション部（クライアントに海外を含む）
- システムソリューション部（規模の大きいシステム開発事業）
- ビジネスイノベーション部（新規事業の戦略立案や推進）
- リスクマネジメント部（組織的にリスクを管理する部署）
意味を知らないと、そもそもどういった活動を行うのかが分かりにくいものも多いです。
部署名や所属課がわからないときの探し方3選
実際に所属の部署名や課が分からないとき、どういった探し方があるでしょうか。
この項目では、部署名や課がわからない時の探し方を3つ解説していきます。
企業HPをチェックする
企業によって、HP内で部署を公開している場合があります。
その場合は部署名から、どういった役割を果たしているのかが推測可能です。
また部署名の一覧が載っていなくとも、実は問い合わせ先にて部署名を公開していることもあります。
※例えば、お客様窓口（業務推進部）といった形で表示。
HP内をくまなくチェックしていると、意外と部署名を把握することができます。
部署名を知るだけでもアポイントの取りやすさが変わるため、少し時間をかけてチェックしてみると良いでしょう。
名刺に記載の部署名・課を入力する
名刺を獲得できれば、記載の部署名・所属課を把握することができます。下記の手段がおすすめです。
- 展示会やイベントに出席する
- ハウスリストを活用する
展示会やイベントは、同じ課題や解決策を共有できる顧客が集まりやすいです。
その中で名刺交換をするだけでも、かなり濃いリストが作れるでしょう。
またハウスリストは、社内にある「交換済みの名刺」です。意外と社内の名刺は着目されにくく、デスクやファイルに残っていることがあります。
そういったハウスリストを活用すれば、部署名や所属課を探し当てることも可能です。
専門業者へ部署名入りリストを作成してもらう
専門業者では、部署名入りのリストを作成しているところが数多くあります。
リスト制作を専門的に行っており、自分で探すよりも遥かに多くの情報が手に入るでしょう。
もちろん最初に依頼すればコストはかかるものの、直通リストがあればアポイントの確率が遥かに高まります。
かけたコスト以上の期待値が高まるので、効率よく営業活動を行えるはずです。
所属部署名がわからないときは専門業者へ依頼して営業活動を効率化
部署名が分からないとき、一番効率が良いのは専門業者への依頼です。
とくにBtoB向けの営業ですと、営業をかけられる絶対数が多くありません。
少しでも質の高いリストを効率よく集めるためにも、専門業者への依頼は検討すべきです。
専門業者へ依頼すると業務負担が軽くなる
専門業者へ依頼した際、一番効果があるのは業務負担の軽減です。
基本的に直通リストを自作しようとすれば、大きな手間と時間がかかります。
もちろんリストを作成している最中は、営業がかけられません。どんなに優れたリストを作っていたとしても、営業ができなければ成果は発生しないでしょう。
そのためどうしてもリスト制作と営業の同時進行をしなければならず、業務負担の圧迫は非常に大きくなってしまいます。
専門業者へ依頼すれば、負担に感じやすいリスト制作をする必要はありません。
本当に必要な業務へ専念できるため、結果として業務負担を軽くできます。
営業効率が高まり成約率も上がる
限られた時間の中で成果を出すためには、次のサイクルを頻繁に回さなくてはなりません。
- リスト制作
- 営業活動実施
- リストの精査
実際には時間が無いので、リストの精査は必要最小限になってしまうでしょう。このままでは少しリストを作り、すぐ営業をかけてまたリスト制作の流れになります。
しかしリスト制作を専門業者へ依頼すれば、タスクを切り替える際のロスが発生しません。
※リスト制作と営業活動の同時進行は、あまり効率が良いとは言えないです。
さらに直通リストを持っていれば、他部署へのアプローチもしやすくなります。
営業効率が高まるだけではなく、成約率も高まるので多くのメリットがあるはずです。
営業支援によりDM・テレマも可能
専門業者のサービス内容によって、DMやテレマも同時に支援してもらえる場合があります。
とくにDMは自社で作成した場合、多くの工程があるのでロスが大きい業務です。しかし効果は高いので、無視もできません。
テレマに関しても、DM送付後のフォローといった形を取れば、成約のチャンスを逃しにくくなります。
営業支援を行っている専門業者は多いので、ぜひ検討時にどんなサービスが展開されているか確認してみましょう。
例えば当社の場合ですと、部署名入りターゲットDMと直通番号へのテレマを実施可能です。
一連の業務をまるごと代行できるため、さらに自身の時間を最大限有効に活用できます。
詳細は下記のページも確認してみてください。
部署名直通リストで成約率アップを
部署名が分からないと、営業効率は悪化してしまうでしょう。とくに営業対象が限られるBtoB向けの営業なら、成約率を高める活動は必須です。
直通リストを制作するのも手間と時間がかかるため、できるなら専門業者への依頼をおすすめします。
当社は営業支援を一体で行えるほか、常に更新されたフレッシュなリストが共有可能です。
ご相談からでもお受けしておりますので、ぜひお悩みの際はご連絡くださいませ。
