新規開拓を行う上で、営業メールは切っても切り離せない存在と言って良いでしょう。
とはいえ何でも送れば良いわけではなく、一定のコツや手順があります。
- 営業メールで新規開拓をする際、どう送れば良いのか知りたい
- 具体的なコツや手順はどんなものがあるの？
- 成約率を上げるためのポイントを教えて欲しい
初めて営業メールで新規開拓を行う際、上記のような疑問を持つ方もいらっしゃるでしょう。
そこでこの記事では、「新規開拓時の営業メールで成果を出すコツや手順」についてまとめました。
初めて営業メールを送る方でも、記事を見ればどういったポイントに気をつければいいのかが分かりますよ。ぜひ参考にしてください。
営業メールは新規開拓で欠かせない！どういった目的やメリットがあるの？
営業メールは、今や新規開拓でほぼ必ずといっていいほど使われるツールとなっています。
初めてサービスや商品を受け取る際、営業メールを受け取る方も実際にたくさんいらっしゃるはずです。
ではなぜ営業メールを送るのか？メリットやデメリットについて改めてご紹介します。
なぜ営業メールを送るのか
営業メールを送る理由は、「効率よく新規開拓を行えるから」です。
基本的に一定の型を作ってしまえば、あとは大量に送信先を指定して送付できます。
つまり工数が少ない上に、多くの営業先へアプローチできるのです。新規開拓を行うなら、もっとも効率が良い手段と言えるでしょう。
ただし送りやすいからこそ、多くのメールが顧客へ届いてしまいます。競合もたくさん取り入れているので、自社のメールが埋もれてしまうことも。
そのためメリットやデメリットを踏まえ、成約率に着目しながら営業メールを送ることが求められます。
営業メールのメリット
営業メールのメリットは、下記の3点です。
- たくさんの顧客へ効率よくアプローチできる
- 開封・送付のタイミングがどちらも自由
- 成約率が意外と高い
営業メールは一度型を作れば、多くの顧客へそのまま送付できます。ツールを使えば、より効率的に送ることも可能でしょう。（お客様名の自動変換、リストとの連携も可能）
そして送るタイミングは基本的に自由なので、いつでも時間や場所を問わず送付できます。受信者側も開封のタイミングは自由です。
そのため意外にも成約率が高いのはメリットと言えます。
営業メールのデメリット
営業メールのデメリットは、下記の2点です。
- 送り方を工夫しなければ成約率は低い
- ミスがあると信用度が下がりやすい
営業メールは非常に優れた営業ツールですが、送付時に工夫をしないと成約率は低くなってしまいます。
そもそも読まれたり読まれなかったりするので、顧客に読んでもらうための工夫をしなくてはなりません。
あまり大量に送信しすぎても、迷惑メールと認識されることもあるでしょう。
同時に送信ミスや誤字脱字があると、企業に対する信用度もダメージを受けやすいです。
直接営業しているときと違い、ミスのリカバリーはややタイミングが遅れてしまいます。
誤字脱字はもちろんのこと、宛先間違いや内容不一致といったミスは起こさないようにしましょう。
営業メールで新規開拓を行う際の下準備とは？ただ送るだけでは絶対にダメ
新規開拓時に営業メールを送る際、どういった下準備をすれば良いでしょうか。
ただ送るだけではなく、事前に下準備を整えているかどうかで結果が大きく変わります。
この項目では、営業メールを送る際に必要な下準備をまとめました。
効果測定を行うためにKPIを設定する
効果測定を判定するために、KPIを設定しましょう。KPIとは、Key Performance Indicatorの頭文字を取った「重要業績評価指標」を表します。
この数値を監視しておけば、目標に対してどの程度の進捗状況なのかが把握しやすいです。
営業メールの場合、KPIとして設定しておくと良い項目は下記の通りとなっています。
- 配信数
- 到達数
- 開封率（開封数）
- クリック数
- 返信数
配信数はメールを配信した数です。到達数は顧客へ届いたメール総数で、開封率はそこからメールが何件開かれたかを割合で表します。
※開封率は、到達数に対して開封数がどのくらいあるか割合を示したものです。
主要なKPIはこの3つですが、状況によりURLのクリック数や返信数もカウントすると分かりやすいでしょう。
開封数を計測する場合、必ずHTML形式でメールを送付する必要があります。理由はメール本文にある画像を読み込んだかどうかで、メールサーバーが判断するためです。
自社ドメインを取得
営業メールを送る際、「フリーメールでも良いのか？」「使い慣れているGmailを使いたい」といった声が挙がります。
結論としては、できるだけフリーメールは使わないでください。理由はフリーメールだと、信頼感を損なう可能性があるためです。
フリーメールは誰でも取得しやすい一方で、公式企業からの送付としては信頼感があまり高くありません。
例えば大手通販サイト、Amazonからのメールがフリーメールから来たものだったらどうでしょうか。
「詐欺メールじゃないか？」「あのAmazonがGmail？」と不信感を与える可能性があるはずです。
もちろんドメインを見ずに、返信してしまう方もいらっしゃるでしょう。しかし万が一を考えると、ただリスクを負うのはあまり得策ではないです。
必ず自社ドメインを取得し、営業メールを送付してください。
メールリストを集める
メールを送る準備が整ったら、次にメールリストを集めます。
リストは効率よくメールを送る際に必ず必要で、反応や情報を追加していく際にも重要な役割を果たすものです。
メールリストを集める際は、自分で集める場合と購入する場合に分かれます。
自分で制作する場合は時間と手間が相当かかるため、予算があるならリストを購入してしまったほうが良いでしょう。
また無料ツールも今は豊富にあるので、最初はツールを使って集めてみるのも手です。
リスト集めは重要な位置を示すものの、あまり時間をかけすぎると成約に直結しません。
収集の際は、あまり時間をかけすぎないように注意してください。
営業メールで新規開拓する際の書き方！基本は相手の気持ちを考えること
では実際に営業メールを送って新規開拓する際、どういった書き方で送れば良いでしょうか。
基本的にメールは相手が見るので、どういった気持ちを抱くのか考えながら送ると良いでしょう。
といっても少し分からない部分もありますよね。この項目では、具体的な営業メールの書き方をまとめました。
構成に則って本文から書く
基本的な文章の型は、おおよそ同じです。
- 宛名
- 挨拶と自己紹介
- メールを送付した目的（端的に）
- 詳しい内容
- 結び
ある程度は構成の型通りに書いてみて、変だと思う部分を変えてみてください。ただしあくまで「このメールを受信した方がどう思うだろうか」を基本にします。
また本文から書くことで、概要がおおよそ分かるはずです。本文をしっかり書き出してしまえば、開いてもらえるようなタイトルを見いだせるでしょう。
ただしこちらが伝えたいことと、相手が求めていることは思ったよりも一致しないことが多いです。
あまり情報を盛り込みすぎず、端的に切り詰められる部分は思い切って削ってみてください。
【重要】件名を本文執筆のあとに書く
本文を執筆したら、次に件名を書きます。実は件名こそ非常に重要な部分で、この内容が開封率に大きく貢献することを忘れてはいけません。
例えば件名に「○○社からのご挨拶とお知らせ」と書かれていたらどうでしょうか。本文にとっても役立つ情報が載っていたとしても、開封する気にはならないはずです。
件名に魅力的な内容を載せなければ、そもそも見てくれないでしょう。
「○○社提供のサービスで販売率60％向上！すでに200社が導入済み」といった、具体的な数値やメリットを打ち出すのが良いです。
ある程度ペルソナの設定ができていれば、自社の提供できる製品・サービスと求めていることが一致します。
もしまだペルソナの設定をしていない場合は、先に市場をリサーチして顧客像を掘り下げてみてください。
相手にとってのメリットを記載
相手にとってのメリットとは、自社が提供できる価値とユーザーの求めていることが一致する状態です。
具体的な価値提供を考える場合、より細かく市場をリサーチしてペルソナを設定する必要があります。
どういったユーザーがどんな悩みを抱えているのか？ここがハッキリしなければ、そもそも自社が顧客に対して何を提供できるのかが分からないでしょう。
またメリットを伝える際は、できる限り簡潔にするのがおすすめです。
伝えたいことが多いと文章が長ったらしくなってしまい、回りくどい印象を与えてしまいます。
書き終わったあとも、削れるところはないか確認してみましょう。
アポイント日時を先に提案する
相手がメリットになると感じたなら、すぐに行動へ移せるようアポイント日時も一緒に提案してみてください。
候補日は複数用意し、都合が悪ければ柔軟に対応できる姿勢も記述しておくと良いでしょう。
またアポイント日時ではなく、資料請求といったワンクッションを置くのもおすすめです。
ここでのポイントは、顧客に行動を促す仕組みを載せておくこと。せっかく魅力的な内容を載せていても、行動喚起ができないと成約率が下がってしまいます。
新規開拓で少しでも成約率を上げるためのコツとは？3つのポイントを紹介
新規開拓を行う際、少しでも成約率を上げるコツがあります。
ここでは3つのポイントに沿って紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
効果測定と改善のサイクルをよく回す
新規開拓時は、概ねどんな施策が当たるのかよく分からない場合も多いでしょう。
そういった状況だと、闇雲に施策を試しても意味がありません。施策を試し、上がってきたデータをもとに、何をすべきか地道に改善していくのが近道です。
施策Aを試して動いた数字を踏まえ、次の施策を試してみる。ダメな部分はすぐに修正し、少しずつ結果を調整していく。
このサイクルをよく回せば、自然と良い結果へと結び付けられます。
ただしサイクルが早すぎる場合、正しい効果測定が行えない場合も。長期的にデータを取らなければ分からない部分もあるので、スピード感は要注意です。
ツールを活用する
最近では優秀なツールが多数出揃っているので、効率化を追求する意味でもツールの活用を積極的に行っていきましょう。
例えばリストを自社で作成する際、手作業で地道に作るより自動収集をかけたほうが素早く集まります。
ほかにもメール配信でツールを使えば、自動送信やリストと連携した送信が可能です。
分析ツールも現在ではかなり扱いやすくなり、ユーザーインターフェースも分かりやすくなっています。
ぜひツールは積極的に活用し、効率化を目指しましょう。
外部の専門業者と連携する
外部の専門業者は、様々な点から効率化を追求してくれます。例えば下記のような点です。
- 高品質なリスト作成
- テレアポやDM作成の委託
- 各種営業の支援活動
- 業界ごとの特徴や対策・相談
ダイレクトマーケティングを専門に行っている業者の場合、新規開拓時にはとても強い味方となるでしょう。
業界ごとの特徴や相談、今後の営業活動に関する方針や施策もアドバイスが可能です。
当社の場合、部署名入りリストの制作からテレアポ・DMの完全委託が行えます。
必要な業務のみにリソースを割けられるため、新規開拓時でも素早く結果を出すことができるでしょう。
営業メールは新規開拓時に超重要！コツやポイントを押さえよう
新規開拓を行う際、営業メールは必須とも言える存在です。効率よく顧客獲得が行えるので、ぜひ積極的に取り入れてみましょう。
ただし闇雲に送っても成果は出ないため、当記事で紹介したようなコツやポイントを押さえてみてください。
もし分からない点や不明点があれば、ぜひ当社へご相談くださいませ。お客様の状況に合わせて、最適なご提案を行わせていただければと思います。
